Como fazer o controle de combustível da frota?

O controle de combustível da frota é uma das atividades mais importantes para a empresa tenha sucesso no mercado. Atualmente, o combustível representa a segunda maior despesa na frota, ficando atrás somente na redução do valor pelo desgaste natural do veículo (depreciação), o que torna indispensável o gerenciamento dos abastecimentos para reduzir custos.

Na sequência deste artigo apresentamos a importância de exercer esse controle, quais são os seus benefícios e dicas de como administrar o combustível da frota eficientemente. Com esta leitura, você saberá exatamente quanto se gasta com abastecimentos e como reduzir essa despesa. Confira!

Qual é a importância de controlar de combustível da frota?

No Brasil, os consumidores e as empresas devem arcar com preços excepcionalmente elevados para abastecer seus veículos. Mas os gestores que gerenciam inteligentemente o consumo médio de combustíveis de suas frotas conseguem definir ações que economizam gastos com gasolina, etanol ou diesel.

Os gestores que fazem esse controle, sabem frequentemente o preço de mercado de cada item e, por isso, conseguem identificar o combustível que apresenta a melhor relação custo-benefício para suas frotas, ou seja, o produto que mais rende.

Eles também podem analisar a performance de cada veículo, verificando quais apresentam melhor ou pior desempenho em uma determinada rota. Essas informações também permitem prever o custo de cada quilômetro rodado, evitando prejuízos, abastecimentos fora do programado, inexatidão dos custos etc.

Além disso, como as práticas aplicadas objetivam maximizar o aproveitamento dos combustíveis, elas contribuem para que os veículos percorram maiores distâncias e reduzam as despesas simultaneamente, o que cria diferenciais competitivos e impulsiona o seu desenvolvimento no mercado.

Como fazer o controle de combustível da frota eficientemente?

Existem várias técnicas de controle de combustíveis, a seguir, explicamos as mais práticas de serem implementadas na frota da sua empresa, seja própria, seja terceirizada.

Faça o controle de quilometragem de cada veículo

Uma das ações mais efetivas para controlar o combustível é monitorar o limite de quilometragem de cada veículo da frota. Com isso, você saberá com precisão o consumo de cada carro, os gastos envolvidos com abastecimento, quais veículos consomem mais combustíveis e o porquê.

Essa fiscalização pode ser feita manualmente ou por um módulo de um software de gestão de frotas. Geralmente, essas tecnologias também contam com recursos que possibilitam fiscalizar a velocidade que o veículo trafega, onde são feitos os abastecimentos etc.

Tenha uma parceria com o fornecedor

Fechar um contrato de parceria com um fornecedor ou aderir a programas de fidelidade com postos é uma das principais estratégias para economizar. Isso possibilita a obtenção de descontos nos abastecimentos e outros produtos ou serviço.

Na hipótese que você opte pela parceria com um fornecedor, é preciso analisar as qualidades da empresa antes de fechar negócio, como:

• melhor custo-benefício da concorrência;
• prazos para pagamento;
• deslocamento fácil para abastecimentos;
• transparência;
• comunicação;
• reputação da empresa no mercado;
• entre outros.

Estabeleça uma meta de abastecimento

O gestor deve elaborar um planejamento que estabeleça metas de consumo por veículo, elas consistem na quantidade ideal de consumo de combustíveis e todos colaboradores devem trabalhar em conjunto para atingi-las.

Também é necessário estruturar um bom plano de ação para alcançar as metas, algumas atitudes que podem ser inclusas nele são:

• treinamento dos condutores, visando adoção da condução defensiva;
• abastecimento de combustíveis de melhor qualidade;
• melhor planejamento de rotas, adotando trajetos mais conservados e curtos;
• melhor conservação dos veículos;
• diminuição de desvios de rotas;
• eliminação de abastecimentos desnecessários.

Controle por telemetria

Um sistema de telemetria é a tecnologia capaz de se trocar informações com o veículo em tempo real, extrair dados úteis sobre seu funcionamento, organizar e fornecê-las aos gestores.

Na prática, é apresentado um painel de controle que traz o consumo de cada veículo pela quilometragem rodada, indica a frequência da necessidade de reabastecimento e se o condutor está abastecendo mais que o necessário. Além disso, a tecnologia monitora e controla de outros fatores que impactam no consumo de combustíveis, como:

• nível de desgaste dos componentes do carro, como freios, suspensão e pneus;
• posição e velocidade do veículo;
• frenagens excessivas;
• planejamento de rodízio de pneus;
• gastos ocultos;
• entre outros.

Faça o benchmarking de consumo

Benchmarking — que significa marca de referência em português — é um relatório que contém os principais indicadores-chave de desempenho (KPIs) de uma frota, permitindo que você compare as variáveis que caracterizam a frota com as médias de veículos similares.

Trata-se de um resumo semanal o entregue aos gestores para que eles analisem a performance dos veículos em comparação aos seus concorrentes, assim é possível saber se a empresa está se mantendo competitiva ou não.

O relatório é simples, padronizado e de fácil visualização, devendo conter os KPIs mais relevantes relacionados aos combustíveis, alguns deles são:

• média de consumo por motorista;
• média de consumo por veículo;
• consumo de combustível por tipo de pneu;
• custo operacional do veículo por quilômetro rodado;
• preço médio do litro de combustível;
• média de quilometragem por litro.

Aproveite dos benefícios de empresas especializadas

A TicketLog é uma empresa que fornece vários serviços para melhorar o controle de abastecimento da frota de sua empresa, bem como reduzir consideravelmente os gastos com combustível.

Ela oferece cartões que podem ser usados em mais de 36 mil estabelecimentos credenciados e apresenta serviços que satisfazem necessidades específicas de frotas, como:

• automatização da gestão de abastecimento e centralização do pagamento em um único fornecedor, o que otimiza o processo e aumenta a segurança do negócio;
• criação de regras de uso do cartão para garantir o seu uso correto de cujo, evitar despesas desnecessárias e trazer maiores economias;
• soluções integradas de telemetria, manutenção e abastecimento, auxiliando no controle dos veículos;
• disponibilização de um painel de controle com balanço completo da frota, apresentando informações como despesas com abastecimentos, preço por litro, combustível consumido, custo por KM rodado e mais;
• acompanhamento do uso dos cartões em tempo real, aperfeiçoando a tomada de decisões estratégicas dos gestores.

Aplicar as estratégias listadas neste artigo é essencial para diminuir os gastos da empresa com abastecimentos e aumentar os lucros. Mas, além dos ganhos financeiros, o controle de combustível da frota aumenta a eficiência de suas operações, melhora as relações com seus fornecedores e cria uma cultura organizacional de inovação e gestão.

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