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Um dos maiores desafios dos pequenos empreendedores é a redução de custos. Com o mercado cada dia mais dinâmico e competitivo, a sobrevivência do negócio depende da gestão eficiente dos recursos financeiros. Por isso, reduzir custos em pequenas empresas é a prioridade de muitos gestores. Mas como fazer isso de forma adequada e sem prejudicar a produção e entrega de resultados aos clientes?
O primeiro passo é buscar capacitação. Para aprender a gerir melhor as operações do negócio, o pequeno empresário precisa entender alguns conceitos básicos de finanças. Geralmente, como os negócios de porte pequeno são geridos por poucas pessoas (em muitos casos, apenas uma), é interessante investir em qualificação para tomar decisões acertadas e manter a saúde financeira da empresa. Quer saber mais? Confira nossas dicas:
1. Conheça seus gastos
Será que você realmente conhece os gastos da sua empresa? Já experimentou colocar tudo no papel? Se você tem a sensação de que não sabe para onde o dinheiro está indo, pode ser uma boa ideia começar a registrar seus custos. Não deixe nada
de fora, nem mesmo o cafezinho depois do almoço, se você o paga com o caixa corporativo.
Você verá que as pequenas contas também contribuem para o montante final. Quando passar a conhecer seus gastos de perto, saberá exatamente em quais áreas costuma gastar mais. Poderá identificar, com maior facilidade, em quais itens há desperdício de recursos, ou mesmo fazer uma revisão para melhor gerenciá-los.
Falaremos melhor sobre isso no próximo item!
2. Estude o fluxo de caixa
Fluxo de caixa é o registro detalhado das receitas (entrada de dinheiro) e despesas (saídas). Uma vez que você tenha catalogado todos os seus gastos, estude seu fluxo de caixa para entender seu orçamento e tomar decisões acertadas.
Será que há excesso de compras de papelaria, por exemplo? Elas são necessárias? Como baratear as operações logísticas? Será que a terceirização da frota não é uma opção mais em conta do que ter que arcar com todos os gastos inerentes à posse de veículos próprios?
Planeje a revisão do seu fluxo de caixa com regularidade para identificar quais áreas da empresa podem reduzir custos sem diminuir a eficácia das operações.
3. Utilize um sistema de gestão
A utilização de um sistema para controlar seus gastos é fundamental para que você não se perca na organização das contas. Quando a empresa é pequena, existe um mito de que quase tudo pode ser controlado na ponta do lápis, mas não é bem assim.
Se você puder contar com um sistema de gestão que o ajude a relacionar seus gastos de forma automática, terá mais tempo e energia para focar nas atividades principais do seu negócio.
Vale a pena procurar por um software que atenda demandas específicas da sua empresa. Se você, por exemplo, gerencia uma pousada, precisa de um sistema voltado para hotelaria, que contabilize quantidade de hóspedes, check-ins, check-outs, taxas de vacância, entre outros. Se, por outro lado, você é dono de um pet shop, precisa de um serviço que registre entrada e saída dos animais, serviços oferecidos (banho, tosa), etc. Utilize bem os relatórios desses sistemas para para transformar os dados em informações que lhe ajudem nessa redução de custos.
4. Incentive o consumo consciente
Envolva todo o time no projeto de redução de custos. Procure fazer campanhas de consumo consciente dentro da sua empresa. Coloque cartazes com dizeres para lembrar aos funcionários da importância de economizar água, energia e alguns materiais como itens de papelaria e copos descartáveis.
Faça ações para que as luzes e monitores das salas sejam apagados após o expediente, ou quando não estiverem sendo utilizados. Coloque avisos para que os colaboradores utilizem a água de forma sustentável, sem deixar as torneiras abertas de forma desnecessária. Folhas de papel podem ser reutilizadas: impressões com falhas ou erros podem virar rascunhos, ajudando a economizar no gasto.
Incentive seus funcionários a usarem canecas e garrafas de água. Que tal realizar uma ação de endomarketing e presenteá-los com esses itens personalizados?
Consumir material de forma consciente não é apenas importante para a saúde financeira da empresa, mas também para o ambiente ao redor.
5. Armazene documentos online
A tecnologia é uma ferramenta muito útil na redução de custos. Se você trabalha com grandes volumes de documentos, pode diminuir os gastos com papel e armazenamento de maneira muito fácil. Ao migrar para um sistema online, você consegue manter seus documentos guardados, sem se preocupar com perdas, danos ou com o fato deles ocuparem espaço na sua empresa.
Atualmente, existem diversas modalidades de armazenamento online como Google Drive, Dropbox, iCloud, OneDrive entre outros. O armazenamento na nuvem, é uma ótima ferramenta para pequenos negócios. Como você pode aumentar ou diminuir o espaço utilizado conforme sua demanda, os custos são proporcionais à sua necessidade.
6. Otimize a jornada de trabalho
Evite gastos com horas extras otimizando a jornada de trabalho dos colaboradores. Não é necessário mantê-los dentro da empresa se eles não estão cumprindo atividades corporativas. Priorize resultados, e não tempo. A tendência é que as empresas, cada vez mais, permitam que seus funcionários tenham horários flexíveis e tragam esse movimento para dentro do ambiente de trabalho.
Assim, eles podem organizar a rotina conforme seus compromissos pessoais e profissionais. Além disso, o tempo que o funcionário fica dentro da empresa é utilizado de forma mais produtiva, afinal, ele sabe que pode gerir os próprios horários.
Com a tecnologia, também é possível que seus funcionários trabalhem de qualquer lugar, dependendo do tipo de atividade deles dentro da empresa. Se você perceber que otimizar a jornada torna seus funcionários mais produtivos, invista nessa modalidade home office.
7. Negocie com fornecedores
Passe a ver seus fornecedores como parceiros do negócio. A vantagem de ser uma empresa pequena é que você tem um canal de comunicação mais direto entre quem toma as decisões e quem entra em contato com os fornecedores e clientes (em muitos negócios, é a mesma pessoa). Então use essa pessoalidade a seu favor.
Revise os contratos de prestadores de serviços e, caso estejam perto do vencimento, entre em contato para negociar preços. Explique que você está passando por um momento de redução de custos, mas que gostaria de manter a parceria.
Fornecedores atentos às movimentações da economia sabem que oferecer melhores condições de pagamento também os mantém competitivos. Além disso, você também pode pesquisar preços para saber quais os valores praticados pelo mercado.
Apesar de desafiador, reduzir custos em pequenas empresas não precisa ser um processo doloroso. Ao rever seu fluxo de caixa e identificar gastos extras, é possível reorganizar as finanças para impulsionar seu negócio!
Gostou deste artigo? Leia nosso próximo conteúdo e saiba como a terceirização de frotas ajuda a reduzir custos!
