Reembolso de quilometragem: será que essa é uma prática vantajosa?

Uma das piores dificuldades para a empresa que usa o veículo do próprio colaborador é o cálculo do reembolso do combustível por quilômetro percorrido. Existem, ainda, colaboradores que agem de má-fé enviando relatórios fraudulentos e levando a empresa a pagar um valor menor por quilômetro para compensar.

Por isso, fica uma dúvida no ar: será que é realmente vantajosa a prática do reembolso de quilometragem? Leia este post e tire suas próprias conclusões!

Cálculo do reembolso de quilometragem

Tradicionalmente, o cálculo do reembolso de quilometragem é feito multiplicando o total percorrido pelo funcionário durante um período de tempo pelo total dos custos gerados a cada quilômetro.

Despesas como limpeza e combustível variam conforme a região. Muitas empresas costumam selecionar os critérios para aquela restituição juntamente com sua equipe de funcionários a fim de evitar problemas e insatisfação.

Veja um exemplo:

• empresa X;
• fatores para reembolso: combustível, seguro e limpeza;
• total de quilômetros percorridos no mês: 5.000.

Combustível: preço do litro, R$ 3,95; consumo médio no perímetro urbano, 9 km/l.

O cálculo do consumo é realizado por meio da fórmula: preço do litro / consumo médio. Logo, o custo de combustível é de R$ 0,439 (3,95 /9) por quilômetro rodado.

Seguro: valor total do veículo, R$ 40.000,00; valor do seguro, 7% do valor total do carro.

O cálculo do custo do seguro é feito é feito com a fórmula: valor do seguro / quantidade de quilômetros percorridos. Logo, o custo de seguro é de R$ 0,56 por quilômetro (2.800 / 5.000).

Limpeza: número de limpezas mensais, 2; custo da limpeza total, R$ 125,00.

O custo da limpeza pode ser calculado por meio da fórmula: total de (limpezas x custo da limpeza) / quantidade de quilômetros percorridos. Logo, o custo de limpeza é de R$ 0,05 por quilômetro.

Nesse caso, para o cálculo do valor total do reembolso de quilometragem, é preciso somar os custos obtidos. Ou seja: 0,33 + 0,56 + 0,05 = 0,94, e depois multiplicar esse resultado pelo total de quilômetros percorridos no mês: 0,94 x 5.000 = R$ 4.700,00.

Logo, a empresa X deve pagar ao colaborador R$ 4.700,00 pelos 5 mil quilômetros rodados durante o mês.

Outros fatores que podem ser considerados são o IPVA, o licenciamento, a depreciação do veículo, o desgaste dos pneus, as trocas de óleo, os pedágios, as refeições com clientes e assim por diante.

Imprecisão do cálculo

Ainda que seja utilizado por boa parte das empresas, esse cálculo não garante precisão. Os funcionários podem utilizar alguns quilômetros percorridos para suas próprias visitas pessoais como se fossem parte da quilometragem percorrida para trabalho.

Isso pode acontecer mesmo considerando que o funcionário entregue os comprovantes de pagamento (postos de combustível, empresa de seguros, lava-rápido). Dessa forma, o caixa da empresa paga por trajetos que a empresa não realizou e que, consequentemente, não vão oferecer nenhum retorno financeiro para ela.

É preciso considerar também que a alta crescente do combustível pode implicar em reembolsos cada vez maiores. Tudo está diretamente relacionado ao total de quilômetros que deverão ser percorridos durante o mês. É preciso considerar que o preço do combustível é o fator que mais vai pesar no cálculo e é, também, o mais oscilante (no espaço de 5 anos, o valor médio do combustível aumentou em 30%).

Para garantir maior precisão no cálculo do reembolso de quilometragem é preciso exercer um controle de trajeto desde quando o funcionário recebeu a ordem de serviço até quando seu trabalho foi encerrado.

Para obter essa maior precisão, a tecnologia pode ser uma grande aliada.

Tecnologia

As empresas podem adotar sistemas de gestão ou aplicativos para registrar os trajetos de cada funcionário. Com uma tecnologia eficiente, é possível fazer o rastreamento em tempo real da rota do colaborador, oferecendo relatórios precisos do total de quilômetros que estão sendo percorridos.

Com o registro desse total, é possível aplicar a fórmula acima e obter um resultado muito mais fiel, mais próximo da realidade. O gestor também dispõe de mais tempo para se aplicar a atividades mais importantes do que conferir comprovantes e recibos.

Existem aplicativos que possibilitam ao funcionário tirar fotos dos recibos diretamente de seu smartphone, efetuando a organização dos relatórios e o fluxo de aprovação.

Também há aplicativos que permitem acompanhar, em tempo real, a rota de cada funcionário, o que equivale a um rastreamento/monitoramento preciso. Ainda não há legislação específica vigente no país sobre isso. Mas é importante que a empresa registre por escrito que os colaboradores estão cientes e concordam com o rastreamento.

Outra questão, agora de ordem trabalhista. Se o empregador paga o reembolso de quilometragem, mas sem comprovar aquelas despesas (reunindo notas fiscais de combustível ou de manutenção), a verba passa a integrar o salário, perdendo-se o caráter de ressarcimento de despesa.

Planilhas

Também é possível recorrer às planilhas para calcular com mais precisão o reembolso de quilometragem. Existem modelos de planilhas, disponíveis na internet, que permitem fazer um cálculo mais seguro dos fatores que envolvem os custos por quilometragem. Uma planilha pode funcionar como um simulador em Excel para o gestor atingir um valor mais justo a ser pago.

O fundamental é que o valor a ser restituído seja justo para ambas as partes: tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Terceirização da frota

Outra solução para evitar cálculos imprecisos é adotando a prática da terceirização de frota. Nesse caso, a empresa não ficará dependente do veículo do colaborador, sujeitando-se a “ciladas” de funcionários mal-intencionados, a oscilações no preço do combustível e sofrendo prejuízos financeiros com despesas muito altas, que reduzem significativamente a margem de lucro do negócio.

A terceirização resolve as dificuldades mais comuns relacionadas ao reembolso de quilometragem, como a necessidade de conferência de comprovantes e de fazer cálculos imprecisos, má-fé de colaboradores, definição insatisfatória dos critérios que compõem esse custo, oscilações no preço do combustível, dependência do veículo do funcionário para realizar as atividades empresariais, necessidade de investir em tecnologia para rastrear a rota do colaborador e assim por diante.

A frota terceirizada exige somente pagamento pelos serviços prestados, o que costuma sair bem mais barato do que o reembolso.

Reembolso de quilometragem x remuneração

É importante que fique claro para o funcionário que o reembolso de quilometragem não é moeda de troca. Se o funcionário precisa de uma remuneração maior é fundamental que o aumento seja bem direcionado e a atitude do gestor seja transparente.

Não adianta desejar compensar uma remuneração mais baixa usando o veículo como um meio para esse objetivo. O gestor também não deve pensar assim, compensando a remuneração muito baixa com a restituição.

Na verdade, uma coisa não compensa a outra e devem ser tratadas de modo separado. Claro que, se houver consenso entre a empresa e o funcionário, essa devolução pode ser uma forma de cobrir temporariamente um salário mais baixo e satisfazer o colaborador durante uma fase de crise interna da organização.

Você pratica o reembolso de quilometragem? Já pensou em terceirizar carros para reduzir gastos desse tipo? Entre em contato com a Lokamig Empresas e conheça mais sobre os serviços que ela oferece!