Administração de frotas: conheça os principais gastos ocultos

Quando se realiza a administração de frota própria, nem sempre os gestores e donos de empresas percebem todos os custos envolvidos, sendo comum que eles considerem apenas os gastos mais comuns e facilmente percebidos, como a manutenção, combustível, pessoal, peças e acessórios, avarias e sinistros, proteções, entre outros.

Porém, existem gastos ocultos que não se encaixam nos tradicionais e, consequentemente, não são tão facilmente percebidos pela gestão. Os profissionais que sabem identificar e calculá-los conseguem aumentar o controle de suas contas e maximizar os ganhos da empresa. Neste artigo aprofundamos sobre o assunto e explicamos o que são esses gastos, quais são os mais comuns, como eliminá-los, entre outros tópicos. Confira!

O que são gastos ocultos na administração de frotas?

Se você trabalha com gestão, já deve conhecer os principais custos e despesas do seu negócio. Entretanto, é comum que o o total de saídas contabilizado no final de cada mês ou período fiscal seja maior que o planejado.

Isso ocorre pelo fato de existirem gastos ocultos, que não são normalmente categorizadas em documentos como o relatório econômico-financeiro, avaliação de performance ou demonstrações contábeis.

Esses gastos são desvinculados do processo produtivo e geralmente derivam do comportamento humano ou da estrutura organizacional, tornando sua mensuração mais difícil. Antes de aprofundar no tema, é importante saber que eles podem se originar de dois modos:

• modo interno: surgem pela administração da frota ou da empresa;
• modo externo: decorrem de situações macroeconômicas ou estruturais, como mudanças legislativas e crises.

Neste conteúdo, tratamos dos gastos que o administrados conseguirá exercer controle, ou seja, que surgem de modo interno.

Qual é a importância de estar atento a esses fatores?

Os custos ocultos são maiores do que muitos gestores acreditam, podendo variar entre 15% e 40% da capacidade de uma organização. Normalmente eles consistem em retrabalhos, falhas internas, má execução de serviços, mão de obra desqualificada, entre outros problemas similares.

Em razão de seus valores elevados, é fundamental que qualquer empresa saiba como identificar e eliminá-los da rotina corporativa.

Quais são os principais gastos ocultos envolvidos na gestão da frota?

Existem inúmeros custos ocultos e vários deles podem existir ou não no seu negócio. Os que estão presentes na maioria das frotas são:

• depreciação: é a diminuição anual do valor do veículo pelo seu uso, o percentual da depreciação varia entre 10% e 25% ao ano;
• desvalorização: redução do valor pela obsolescência do veículo, ou seja, se torna ultrapassado com o transcorrer do tempo;
• multas: são gerados pela má condução do veículo pelos condutores;
• ociosidade da frota: os veículos que ficam parados, seja pela falta de demanda ou organização da empresa, também geram custos;
• sinistros envolvendo terceiros: são os danos causados a terceiros por batidas, abalroamentos e outros acidentes;
• burocracias: consiste no emplacamento, contratos com despachantes, escriturações e outras obrigações;
• IPVA e licenciamento: entram nessa categoria pelo fato de muitos gestores esquecerem de considerá-los nas despesas;
• riscos trabalhistas: ocorre quando motoristas são desligados e, após, ajuízam ações trabalhistas. Mesmo que a empresa esteja correta, ela ainda arcará com advogados, custas judiciais, papelada etc.;
• assessorias: consistem nos serviços de assessorias contábeis, jurídicas ou financeiras contratadas pela empresa para a gestão da frota;
• manutenções excessivas: é preciso realizar manutenções inteligentemente para não realizar manutenções desnecessárias;
• equipamentos inadequados: o uso de peças inadequados aceleram o desgaste do veículo.

Percebe-se que é possível aumentar a efetividade do serviço ao identificar e eliminar esses gastos. Por exemplo, ao minimizar a ocorrência de sinistros, também haverá menos acidentes, paradas forçadas e atrasos nas entregas.

É importante saber que nem todos os gastos ocultos devem ser eliminados ou diminuídos, alguns só precisam ser contabilizados para que o gestor estruture melhor o orçamento empresarial. As assessorias, por exemplo, são gastos importantes para o desenvolvimento do negócio, mas não podem ser ignorados nos planejamentos.

Como identificar e dimensionar os custos ocultos?

Os gastos ocultos podem variar dependendo de como a frota é gerenciada e das características do negócio. Por isso é preciso identificá-los individualmente. Como a lista dos gastos é muito ampla, neste tópico trazemos apenas alguns exemplos comuns de surgirem nas empresas.

Manutenções inadequadas ou desnecessárias

Deve-se estruturar um cronograma para revisões dos veículos inteligentemente para evitar que veículos fiquem sem manutenções ou sejam realizadas manutenções além do necessário e com trocas de itens além do necessário.

Negligenciar o assunto podem fazer com que muitos veículos fiquem indisponíveis para uso, além de aumentar desnecessariamente as despesas do negócio.

Além disso, recomendamos que a empresa adote a manutenção preventiva, que é aquela que objetiva antever e impedir falhas no desempenho dos veículos. Isso minimiza depreciação e evita acidentes ou manutenções corretivas futuras.

Ociosidade da frota

Quanto à ociosidade, ela pode ocorrer pelo dimensionamento falho da frota, ou seja, quando há mais veículos que o necessário, bem como pelo revezamento inadequado dos carros — alguns deles são utilizados com mais frequência que os demais, ou ainda por uma redução da demanda de uso dos veículos.

Depreciação dos veículos

A depreciação da frota acontece por diferentes motivos, como a má conservação dos veículos e imprudência dos condutores, nesse último caso, é preciso treinar e capacitar os condutores dos veículos. Para ajudar a solucionar esse problema, eles devem realizar cursos de direção defensiva.

Quais são os impactos dos gastos ocultos?

Além dos prejuízos financeiros, esses gastos impactam negativamente em outras vertentes da empresa. Alguns exemplos de contrariedades que eles geram são:

• aumento dos custos da gestão da frota;
• queda na eficiência operacional;
• redução do retorno sobre o investimento;
• dificuldade no diagnóstico financeiro;
• atrasos nas entregas;
• problemas logísticos difíceis de serem identificados;
• diminuição da efetividade da frota;
• insatisfação dos clientes.

Como a terceirização de frotas pode solucionar esse problema?

Muitas estratégias podem ser usadas para minimizar os gastos ocultos, mas a opção mais acurada para solucionar esse problema é a terceirização da frota. Ao fazê-lo, a empresa transfere grande parte dos gastos ocultos para a terceirizada, o que garante um amplo rol de benefícios à contratante, como economia, qualidade dos serviços, agilidade e segurança.

Entretanto, será necessário contratar uma empresa competente e experiente no mercado, como a Lokamig Empresas, que é especializada na terceirização de frotas em Belo Horizonte e região. Os seus serviços incorporam ainda mais vantagens à sua empresa, como:

• evita burocracias: a Lokamig cuida da compra de veículos, licenciamento, administração de sinistros, multas e mais;
• manutenções em dia: essa atividade também fica a cargo da Lokamig;
• carros reservas: em caso de manutenções urgentes, a Lokamig envia imediatamente carros reservas para evitar paralisação dos serviços;
• adequação da frota: você terá a quantidade de veículos ideais para atender a demanda do seu negócio;
• customização: são flexíveis e oferecem soluções adequadas para o seu ramo;
• proximidade: tem foco no atendimento humanizado com seus clientes;
• maior eficiência operacional: o gestor e seus colaboradores podem se concentrar no Core Business (atividade principal do negócio).

Ao entender como funcionam os gastos ocultos, percebe-se que a administração de frota é uma atividade bastante complicada. Mas você pode eliminar grande parte dos seus problemas ao delegar esses custos para uma empresa de terceirização de frota competente e especializada.

Se interessou pela terceirização de frotas? Entre em contato conosco da Lokamig Empresas para conhecer nossos planos e diferenciais!