Quais são as obrigações legais na administração de frota? Entenda

A administração de frota é uma atividade complexa e que exige muita atenção dos gestores, especialmente pelo fato de que há muita burocracia envolvida na aquisição de carros novos ou seminovos. Por exemplo, será preciso realizar uma consulta veicular, processo em que são requisitados muitos documentos e dados, como a placa, RENAVAM, chassi e outras informações constantes no Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV).

Para que sua empresa consiga se manter regularizada, diminuir riscos legais e otimizar seus custos simultaneamente, é preciso se informar sobre as obrigações legais.

Neste artigo, listamos quais são os deveres e critérios a serem cumpridos pelo gestor da frota e esclarecemos como a terceirização das frotas beneficiará o negócio nesse aspecto.

Acompanhe a leitura!

Quais são as obrigações legais na administração de frota?

Entre as diferentes responsabilidades do gestor, estão a avaliação da performance da equipe, controle e redução das despesas, entre outras. Neste tópico, especificamente, listamos as funções relacionadas aos procedimentos de regularização fiscal e diminuirão dos riscos legais — acontecimentos que geram problemas judiciais, com o Fisco ou a legislação.

Emplacamento

O emplacamento consiste em registrar o veículo junto aos órgãos fiscalizadores de trânsito. Todo carro é obrigado a trafegar com placa, exceto quando está sendo levado ao local de emplacamento, com o prazo máximo de 15 dias após a compra.

O procedimento pode ser diferente conforme o Estado em que ele será realizado. No caso de veículos novos, geralmente o processo é o seguinte:

• acessar o portal do Departamento de Trânsito (DETRAN) de seu Estado e navegar pela sessão sobre emplacamento;
• preencher o formulário e escolher o tipo de placa;
• agendar uma vistoria e pagar a taxa para fazê-la;
• fazer a vistoria e ter o veículo aprovado;
• dirigir-se ao setor de emissão de documentos e solicitar a autorização para adquirir a placa;
• solicitar o Certificado de Registro do Veículo (CRV) e Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo ( CRLV) perante ao DETRAN, depois de comprar e fixar a placa.

Realizar manutenção de seminovos

Adquirir veículos seminovos é uma grande estratégia para reduzir os custos de aquisição do negócio. Entretanto, antes de comprar veículos usados, é preciso levá-los a um mecânico de confiança, analisar sua integridade e realizar uma manutenção completa.

É recomendado observar os seguintes aspectos:

• lataria e interior: garanta que a pintura esteja bem conservada e preste atenção ao interior do veículo, garantindo que os bancos estejam limpos, sem danos e com odores desagradáveis;
• motor: veja o estado do óleo, velas e filtros de combustível;
• alinhamento: procedimento para assegurar que o motorista consiga manter o veículo em linha reta;
• balanceamento: o balanceamento reduz os desgastes dos pneus, melhora a frenagem e reduz distúrbios na direção;
• pneus: verifique o estado dos pneus e programe rodízios para alterá-los de posição;
• palhetas limpadoras: esses itens são importantes para garantir visibilidade do trânsito dos condutores durante chuvas;
• pastilhas de freio: veja se o tempo de troca do freio está vencendo ou não, entre outros componentes.

Essa obrigação é importante para minimizar riscos de acidentes e outros problemas nos traslados — como paralisações — decorrentes de problemas mecânicos. Isso significa que negligenciar a manutenção pode gerar danos ao veículo, motorista, pedestres, patrimônio público ou alheio.

Verificar a procedência do veículo

Consultar a procedência ou o histórico do carro é o ato de verificar se ele sofreu algum sinistro no passado e se a documentação está em dia.

Com essa verificação, é possível encontrar problemas que geralmente não são detectados em uma inspeção mecânica, como batida mascarada e se a pintura ou peças são originais. Também se pode averiguar se há documentos vencidos, se o carro está licenciado e se há multas pendentes.

Esse processo inclui várias medidas que podem ser tomadas conjuntamente, veja quais são as principais delas:

• pesquisar o laudo de transferência: esse documento é fornecido pelo DETRAN e comprova a transferência do veículo, mas também apresenta informações sobre a origem do carro;
• analisar o histórico de roubo: isso é relevante para saber se o carro já foi desmontado, quais peças já foram roubadas e tiveram que ser substituídas;
• procurar por recall: essa é uma convocação feita pela fabricante para consertar um problema de fábrica;
• ver restrições legais: acesse o portal do DETRAN da sua região para saber se há pendências judiciais sobre o carro. Por exemplo, ele pode ser embargado ou penhorado para embargar dívidas;
• saber quantas vezes o veículo foi revisado: perguntar o número de revisões pelas quais o veículo passou (e se foram feitas no período certo). Isso é importante para saber se ele foi bem cuidado e está preservado.

Pagamento dos tributos

É necessário que o gestor conheça os impostos e taxas que devem ser pagos anualmente para que o veículo possa circular livremente.

O primeiro deles é o Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA), tributo estadual que é pago anualmente e cujo valor varia conforme o carro. Se ele não for quitado, a transferência não pode ser feita e a empresa receberá multas se for pega por uma blitz.

Também é preciso pagar o Danos Pessoais causadas por Veículos Automotores de via terrestre (DPVAT), seguro obrigatório pago anualmente que é usado para indenizar as vítimas de acidentes.

O IPVA e o DPVAT são requisitos para obter o o CRLV, que deve ser renovado anualmente (mediante taxa) e estar sempre com o condutor.

Como a terceirização de frotas evita essa burocracia?

É possível evitar essa burocracia terceirizando a frota para uma empresa especializada. Trata-se do ato de contratar uma empresa especializada que fornecerá os veículos necessários para manter as atividades da empresa.

A organização contratada cuidará das atividades ligadas à aquisição e registro do veículo, como negociação com o vendedor, emplacamento, licenciamento, registro, verificação do histórico, entre outras. Além disso, a terceirizada também lidará com a gestão de multas, manutenção preventiva e administração de sinistros.

Serão obtidos muitos benefícios financeiros e administrativos pela empresa, pois ele fornece economia de tempo e dinheiro à terceirizadora, bem como permite que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas para o negócio.

A terceirização ainda traz outros benefícios à organização: melhora a gestão corporativa; libera recursos para capital de giro; reduz os riscos de fraudes ou inadimplência; e evita a imobilização dos veículos, já que são disponibilizados carros conforme a empresa necessita.

O gestor precisa ficar a atento a várias obrigações legais na administração da frota para garantir que o veículo possa circular. Mas é possível facilitar essa gestão, reduzir custos e maximizar o desenvolvimento do negócio ao optar pela terceirização da frota.

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