Gestão de multas: como o processo pode ser mais eficiente?

Muitos administradores se preocupam com a administração do negócio em diversos aspectos, como das finanças e das frotas, mas negligenciam a gestão das multas e acabam gerando prejuízos à organização. Por outro lado, o administrador que sabe como fazer uma boa gestão de multas para empresas minimiza os riscos e danos financeiros ao seu negócio.

As penalidades no trânsito são bastante prejudiciais, pois reduzem a lucratividade da frota e criam embaraços burocráticos, o que gera entraves no fluxo de trabalho da organização. Pode-se afirmar que a falta de uma boa gestão produz entraves para o desenvolvimento da empresa.

Para reduzir despesas e problemas gerados por multas, elaboramos este artigo que explica seus impactos para a companhia, como realizar essa gestão na prática, quais são as mais comuns e como reduzir sua incidência. Confira!

Como as multas podem se tornar um grande problema para as empresas?

Qualquer descontrole na empresa poderá causar impactos negativos nos resultados da empresa. Sem uma boa gestão, o negócio arcará com grandes despesas decorrentes de multas e o administrador não saberá de onde originaram esses gastos.

Apesar das multas serem um fato previsto pelos gestores, com o passar do tempo, a falta da solução dos problemas que as geram ocasionará o aumento de suas incidências. A longo prazo, isso reduzirá o faturamento do negócio gradativamente, o que o tornará insustentável e poderá levar à sua falência.

Além disso, a falta da gestão pode gerar atrasos nas multas, o que aumentará seus valores, ocasionando problemas burocráticos perante o Detran ou Contran.

Essas penalidades também acarretarão pontos na carteira e eventual suspensão de CNHs e apreensão de veículos, o que causa a paralisação do serviço em razão das infrações do trânsito.

Como fazer a gestão de multas de forma mais eficiente?

A gestão de multas para empresas consiste no controle preciso sobre sua quantidade, suas origens e valores, com o objetivo de reduzir sua incidência. Para fazê-lo, o gerente deve anotar as multas e relacioná-las aos seus respectivos motoristas e veículos.

Também é preciso quantificar as razões das multas, por exemplo, quantas são decorrentes de problemas documentais e quantas por má condução no trânsito.

Dessa forma, o administrador poderá identificar quais são as multas mais recorrentes e quais veículos ou motoristas as causam. Será possível tomar as medidas necessárias para corrigir o problema e reduzir as multas.

Recomenda-se a utilização de um sistema de gestão para auxiliá-lo nesse controle, pois o trabalho manual é complexo e exaustivo. Eventuais erros de cálculo ou esquecimentos impedirão a execução de uma boa gestão.

Quais são os impactos das multas para as finanças da empresa?

À primeira vista, as multas podem parecer pequenos pagamentos irrelevantes, mas, a longo prazo, elas se tornam um grande problema, independentemente do tamanho da empresa. Veja alguns exemplos de multas de trânsito e seus respectivos valores:

• deixar de efetuar o registro do veículo em 30 dias: R$ 195,23;
• bloquear a via com o veículo: R$ 293,47;
• dirigir com CNH de categoria errada: R$ 880,41;
• realizar manobra perigosa: R$ 2.934,70;
• forçar ultrapassagem: R$ 2.934,70;
• dirigir com CNH cassada: R$ 1.467,35;
• dirigir com CRLV não renovado: R$ 293,47;
• não pagar o IPVA: R$ 293,47.

Essas são quantias que poderiam ser convertidas em investimentos benéficos ao negócio, como projetos de expansão da atividade, compra de novos equipamentos etc.

Por outro lado, uma boa gestão produz finanças mais saudáveis, pois torna o faturamento mais preciso, reduz despesas com multas e, consequentemente, auxilia no desenvolvimento da empresa.

Quais são as multas mais comuns e como evitá-las?

O nosso Código de Trânsito Brasileiro – CTB ou Lei n.º 9.503/97 — prevê centenas de multas ao motorista. Elas são classificadas em leves, médias, graves e gravíssimas. Veja quais são as multas mais comuns e seus respectivos graus de seriedade:

• excesso de velocidade: até 20% acima do permitido é considerada média, entre 20% e 50% é grave e acima desse percentual se torna gravíssima;
• estacionar em lugar proibido: média, porém, se parar em cima da faixa de pedestres é considerada grave;
• trafegar pela faixa exclusiva de ônibus: leve;
• furar o sinal vermelho: grave;
• não dar preferência ao pedestre: grave;
• não usar cinto de segurança: grave;
• ultrapassar pela contramão: gravíssima;
• trafegar pelo acostamento: gravíssima, com valor dobrado em caso de reincidência;
• licenciamento vencido: gravíssima.

Percebe-se que várias das multas mais comuns são graves ou gravíssimas, cujos valores variam entre R$ 195,23 e R$ 2.934,40.

Outra multa comum é a Não Identificação do Condutor – NIC. Essa é uma penalidade administrativa aplicada à pessoa jurídica (que é proprietária do veículo), por não identificar seus motoristas. Ela é aplicada sobre a multa de outra infração em que não é identificado o motorista.

Seu cálculo consiste na multiplicação do valor da multa originada pela infração pelo número de infrações idênticas cometidas dentro de 12 meses. Por exemplo, na primeira oportunidade que a empresa deixar de apresentar o condutor infrator, a multa será aplicada em dobro (original e mais uma), na reincidência, ela será aplicada em triplo (original e mais duas) e assim por diante.

Como seu valor é maior a cada infração, o prejuízo será insustentável para a companhia após um tempo, o que torna obrigatória a regularização pela empresa se ela deseja manter as finanças saudáveis.

As multas prescrevem em cinco anos, ou seja, o Estado pede o direito de cobrá-las nesse prazo, mas é possível recorrer (debater sua cobrança) da multa em 15 dias para o DETRAN e, posteriormente, em 30 dias para órgãos como Contran e JARI.

Um recurso vantajoso e pouco conhecido é o aplicativo Sistema de Notificação Eletrônica – SNE. Ele foi criado pelo Denatran e permite o recebimento das notificações de multa de forma online, como também oferece descontos de 40% nos pagamentos.

Essa tecnologia é bastante benéfica às finanças, como também facilita a gestão ao agilizar o processo de notificação. Além disso, a maioria das multas é decorrente do comportamento do condutor. Por essa razão, as soluções apresentadas estão diretamente ligadas à administração do pessoal.

Como fazer uma boa gestão de multas para empresas?

As dicas de gestão de multas listadas nos tópicos seguintes têm a finalidade de minimizar a ocorrência na rotina da empresa. Confira!

Conscientização e qualificação da equipe

Em razão do fato de que diversas multas são decorrentes da má condução dos motoristas, torna-se fundamental conscientizar os condutores a fim de que obedeçam às normas de trânsito.

Para fazê-lo, invista na qualificação da equipe de condutores para que eles adotem a direção defensiva, respeitem limites de trânsito, efetuem a ultrapassagem corretamente, entre outras atitudes.

Regularização da documentação

Documentos vencidos também estão no rol das multas mais comuns e, por essa razão, é relevante checar periodicamente seus prazos de vencimento. Entre os documentos que devem ser verificados, estão as CNHs dos condutores, CRLV dos veículos, documentos fiscais como CT-e, MDF-e, NF-e etc.

Além disso, também é importante regularizar o pagamento do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores – IPVA, financiamentos (se houver), taxas rodoviárias, entre outras obrigações.

Deixar de efetuar esses pagamentos gera óbice à renovação da documentação e, consequentemente, impede a continuidade dos serviços da empresa.

Terceirização da frota

A terceirização da frota consiste na contratação de uma empresa que fornecerá os veículos para a empresa contratante. Entretanto, uma boa terceirizada também cuida das atividades ligadas diretamente à gestão.

Ela realiza a compra dos veículos e seus licenciamentos, cuida da gestão e realiza a administração dos profissionais. É nesse aspecto que a terceirização garantirá a redução das multas.

É importante mencionar as demais vantagens de terceirizar a frota, que incluem a economia dos custos, melhoria da qualidade dos serviços, adequação da frota, evita ociosidade dos veículos, entre outros benefícios administrativos e financeiros do cliente.

Quais são as penalidades previstas no CTB?

O CTB prevê diferentes penalidades que podem ser aplicadas de forma conjunta ou separada. Veja quais são eles a seguir.

Advertência por escrito

Essa é uma pena educativa, já que não há pagamento de multas ou anotação de pontos na CNH.

Multas

As multas estão presentes em todas as penalidades no CTB que não tenham apenas cunho educativo. O valor da multa dependerá se a infração cometida é leve, média, grave ou gravíssima.

Suspensão do direito de dirigir

Nesse caso, o direito de dirigir dos motoristas é suspenso por um determinado período.

Cassação da permissão para dirigir

Essa é a penalidade mais rígida da CTB, já que o condutor perde a sua CNH. Ele fica impossibilitado de dirigir qualquer veículo automotivo e terá que conseguir uma nova habilitação, devendo passar por todo o processo de formação novamente.

Cursos de reciclagem

Aqui o condutor deve fazer um curso de reciclagem com carga horária de 30 horas por aula e é necessário que ele tenha o aproveitamento de, no mínimo, 70% para ser aprovado.

Quais são as vantagens de fazer uma gestão de multas eficiente?

Ao tomar as medidas para administrar as multas, a empresa conquista impactantes benefícios que podem ajudá-la a se desenvolver no mercado e se destacar perante seus concorrentes. Veja quais são elas a seguir.

Redução de prejuízos

Uma boa gestão de multas faz com que o administrador saiba de forma mais clara por quais motivos elas ocorrem e poderá tomar as medidas necessárias para minimizá-las. Isso diminui os custos e, consequentemente, melhora os lucros da empresa.

Preservação de ativos

Além de reduzir os custos da empresa, a gestão de multas ajuda a preservar os ativos da organização. Por exemplo, o licenciamento anual não pode ser feito se existirem multas pendentes. Se o veículo circular sem a documentação em dia, uma nova multa será aplicada e o automóvel pode até ser apreendido.

Mas esses problemas são minimizados quando você consegue diminuir a ocorrência dessas multas e garantir que elas sejam pagas dentro do prazo.

Promoção de maior cuidado no trânsito

Ao identificar os condutores que mais incorrem em multas, você pode conscientizá-los a tomar uma atitude preventiva no trânsito, tendo mais atenção e cuidado nas vias. Isso ainda diminui a ocorrência de acidentes no trânsito, ajuda a preservar a integridade física e minimiza a paralisação nas entregas (que ocorrem em razão dos problemas no trânsito).

Realizar a gestão de multas para empresas é uma atividade fundamental para manter as finanças do negócio saudáveis e o fluxo das operações de transporte. Deixar de realizá-la causará prejuízos de difícil reparação a longo prazo.

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*Os valores citados ao longo do texto são referentes ao período em que ele foi atualizado: Outubro de 2019.