Um sistema de gestão de frotas é a solução para a sua empresa?

Quem é proprietário ou colaborador de uma empresa sabe que não é fácil fazer a gestão do negócio. Planejar como serão as operações e controlar as atividades, do começo ao fim, em todas as etapas, envolve procedimentos complexos. É por essa razão que um sistema de gestão de frotas é fundamental para auxiliar na administração de equipamentos e pessoas.

Neste artigo, explicaremos o que é um sistema de gestão de frotas, quais os benefícios ele pode proporcionar, bem como as soluções que fazem toda a diferença na obtenção de resultados. Aprecie a leitura!

O que é um sistema de gestão de frotas

Um conjunto de estratégias e ações desenvolvidas para integrar todas as tarefas ligadas ao planejamento e também ao controle da frota de veículos.

Para sermos mais detalhistas e específicos, esse sistema abrange as operações de manutenção, faz rastreios, maneja as demandas, renova a frota e realiza, igualmente, o monitoramento desses veículos, assistindo o desempenho deles e a performance dos motoristas.

É uma estratégia que se apresenta como uma excelente opção para sanar os principais problemas na gestão de frotas. Empresas dos mais variados portes e nichos têm se valido de sistemas de gerenciamento para administrar seus negócios.

O objetivo prioritário desse instrumento é otimizar os procedimentos, o tempo da equipe de trabalho, processos e, consequentemente, os recursos da companhia. Implementar um sistema terceirizado desse tipo faz parte das estratégias para a gestão das frotas.

Para encontrar a melhor terceirizada para garantir o bom funcionamento de sua frota, é preciso compreender quais as funções mais essenciais, aquelas imprescindíveis para o desenrolar dos negócios.

Uma dica valiosa é escolher uma empresa terceirizada como opção para a implementação de melhores estratégias de gestão de frotas. Além disso, reduzindo significativamente os custos, sua organização contará com um escopo de profissionais altamente especializados, que vão trabalhar com excelência, sempre dando todo o suporte necessário.

É preciso atentar que, ao selecionar uma terceirizada para tomar conta das operações ligadas às suas frotas, existem diferentes planos, que variam de acordo com os serviços a serem prestados, a quantidade dos processos etc.

Vale ressaltar que, caso haja uma atualização no esquema de funcionamento da empresa, haverá nova necessidade de treinamento dos funcionários, entre outras coisas, logo, os planos contratados podem mudar de valor.

A terceirização dessa atividade permite ainda desfrutar das habilidades e competências de uma empresa (e consequentemente uma equipe) que possui toda a experiência requerida. Essa tática de terceirização da gestão de frotas pode ser um grande diferencial e fornece uma vantagem competitiva perante o mercado.

Para que serve um sistema de gestão de frotas?

O setor de logística representa uma peça-chave nas operações de qualquer empresa, pois refletem não somente nos custos e eficiência na execução das atividades, mas especialmente na satisfação dos clientes e na credibilidade da marca no mercado.

Em geral, a etapa logística consiste na segunda maior despesa de uma organização, perdendo apenas para a manutenção de pessoal. Dessa forma, otimizar a gestão de frotas é um ponto crucial para quem procura garantir uma alta competitividade e manter o seu negócio em ritmo de expansão.

E para alcançar melhores resultados, o investimento em tecnologias inovadoras vem se mostrando um forte aliado, a exemplo dos sistemas de gestão de frotas.

A incorporação dessa ferramenta proporciona a implementação de procedimentos mais precisos, com maior segurança no compartilhamento das informações, o que garante respostas mais rápidas tanto na tomada de decisões como na significativa diminuição de falhas; tudo é acompanhado em tempo real e desenvolvido com maior sincronismo.

Quais as principais funções que um sistema de gestão de frotas oferece?

Um bom sistema de gestão de frotas possibilita o domínio sobre todas as informações necessárias para administrar os veículos e colaboradores com agilidade e eficácia. Dentre as suas principais funções, podemos citar:

• manutenção preventiva e periódica;
• controle de pneus;
• gestão visual;
• armazenagem;
• ordem de coleta;
• tabela e controle de fretes;
• controle de contêineres;
• nota fiscal eletrônica;
• nota fiscal de serviços eletrônica;
• conhecimento de transporte eletrônico;
• cobrança de multas;
• cobrança eletrônica;
• acerto com os motoristas.

Enfim, o sistema oferece uma série de recursos para garantir vantagem competitiva para a sua frota, bem como para o empreendimento de um modo geral. Ademais, para que haja uma implementação altamente personalizada os gestores ainda têm a faculdade de levar em conta outros aspectos como atendimento ao cliente, suporte técnico, treinamentos etc.

Por que utilizar um sistema de gestão de frotas?

Em plena era de transformação digital e do crescimento exponencial dos ideais da indústria 4.0, utilizar um sistema de gestão de frotas é essencial para a sobrevivência dos negócios. O mercado atual exige entregas cada vez mais rápidas, e sem um aparato tecnológico adequado é impossível atender às expectativas.

Hoje, especialmente após o avanço das compras online, cada detalhe será decisivo para conquistar a preferência do público, e as estratégias logísticas são, sem dúvidas, uma das coisas que pesam no momento da decisão final.

Como escolher o sistema de gestão de frotas ideal para a sua empresa?

A escolha do sistema de gestão de frotas ideal deve partir da análise de quais são as necessidades da empresa. Nesse sentido, também é importante ter em mente a relação de custo-benefício da sua aquisição — não adianta investir na opção mais barata, se ele não é flexível o bastante para desenvolver os módulos indispensáveis para assegurar um gerenciamento mais certeiro.

Outro ponto relevante a ser considerado é o suporte que o seu fornecedor oferece. Se ele participa diretamente do processo de implementação do sistema na empresa (inclusive da parte de treinamento dos funcionários), se você terá uma assistência rápida caso ocorra alguma falha ou para ampliar as funcionalidades do seu software, e assim por diante.

Como implementar essa ferramenta no negócio?

O sucesso no procedimento de implantação depende do cumprimento de algumas fases. Veja a seguir.

O mapeamento da frota

O primeiro passo para uma gestão de frotas eficiente é a listagem de todos os veículos que a compõem, a fim de identificar o panorama estrutural da organização. É importante nessa etapa que nenhum deles fique de fora, e isso engloba:

• carros;
• motos;
• caminhões;
• vans;
• ônibus, entre outros.

Na sequência, deve-se registrar os gastos mensais detalhados de cada um deles — média de consumo, quilometragem percorrida, a periodicidade das revisões. Enfim, o objetivo é constatar aqueles que consomem mais, e o que pode ser feito para gerar otimização.

Embora todos eles dependam de várias soluções em comum, assim como o planejamento de rotas, o controle de combustível e dos pneus, cada veículo tem condições de trabalho diferentes, atendem um tempo de entrega ou tipo de carga diferenciados.

Portanto, antes de planejar suas estratégias e programar o sistema de gestão de frotas é preciso conhecer as particularidades.

A definição de como ocorrerá a implantação

Após a escolha do sistema, também é importante estabelecer de que forma ele será incorporado na rotina da empresa. Isso poderá ser feito de duas maneiras: rápida ou em cascata. Pelo método rápido um software de gestão é instalado em conjunto com um sistema de monitoramento de veículos.

Já na metodologia em cascata são etapas sucessivas, cada procedimento está condicionado à finalização de um outro anterior. Assim, a escolha do melhor caminho vai depender da complexidade da administração da sua frota, especialmente no que diz respeito ao tamanho e aos prazos de entrega.

O treinamento dos colaboradores

Para que a gestão de frotas seja efetiva, não basta simplesmente investir nas tecnologias, é preciso um alinhamento com quem vai operá-las, isto é, os colaboradores devem dominar o suas diretrizes e todo o funcionamento do sistema. Do contrário, fica mais difícil colher os resultados esperados.

Por esse motivo, promover um treinamento adequado, esclarecer todas as dúvidas para que a ferramenta seja utilizada corretamente é uma medida fundamental para que toda essa mudança na estrutura de trabalho seja bem-sucedida. Não adianta ter o que há de mais moderno no mercado se as pessoas não estão capacitadas para lidar com essas inovações.

A mensuração dos resultados e otimização

O processo de otimização é uma meta constantemente renovada por aqueles que desejam manter a competitividade do seu empreendimento. E com as operações logísticas não é diferente, após a incorporação e o pleno funcionamento da gestão de frotas é imprescindível que a empresa mensure e acompanhe os resultados que a ferramenta está gerando.

As mudanças podem superar as expectativas, mas também ficar abaixo do desempenho projetado, e em ambas as hipóteses a análise dos seus impactos torna-se fundamental para eliminar erros e aumentar o poder de atuação do seu sistema.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão de frotas?

Para dar uma compreensão mais clara e ampla do quanto um sistema de gestão de frotas pode ser útil, listamos abaixo alguns benefícios dessa modalidade de serviço terceirizado.

Maior credibilidade da empresa

Em um mercado cada vez mais exigente e uma rotina de trabalho bem corrida, com consumidores mais conscientes dos direitos que possuem e os benefícios que querem, a empresa precisa ter e manter um elevado nível de credibilidade junto ao público da companhia.

Quando uma empresa opta por contratar uma terceirizada para gerir sua frota, isso mostra para a clientela o seu alto grau de preocupação em prestar um serviço de qualidade, em deixar os clientes mais satisfeitos e fazer com que a entrega seja realizada sem demora ou problemas.

Elevação da produtividade

À medida que você consegue executar ações mais rapidamente, sem desperdiçar tempo e tendo mais foco e objetividade, a produtividade se eleva a níveis consideráveis.

E mais: terceirizar o gerenciamento da manutenção das frotas faz com que os veículos não mais fiquem ociosos nas oficinas ou na garagem, o que reduz imensamente o tempo gasto para a realização das entregas.

A partir do momento em que você é capaz de diminuir os custos, a produtividade aumenta.

Otimização do tempo e foco nas atividades prioritárias

Esse é um ponto muito positivo da implantação de um sistema terceirizado de gestão de frotas. Essa atitude faz com que seus funcionários e, até mesmo, o corpo de gestores tenham mais tempo disponível para se dedicarem às atividades que sejam prioritárias para a empresa.

Como boa parte da burocracia fica a cargo da terceirizada, sua equipe e você ficam liberados para exercer outras funcionalidades.

Maior grau de disponibilidade da frota

Conforme citamos anteriormente, o sistema de gestão de frotas agiliza a manutenção dos veículos, o que reduz o tempo em que eles ficam parados. Aliás, mais do que agilizar essa manutenção, o controle acirrado sobre os veículos assegura que haja menos falhas e problemas com os mesmos, o que diminui as despesas e, portanto, a frota fica disponível mais vezes, por um tempo maior.

Monitoramento dos gastos

Um dos benefícios mais interessantes é a facilitação e o melhor monitoramento dos custos originados pelos veículos e geridos pelo responsável na administração do negócio.

No processo de terceirização da frota, efetua-se um controle minucioso, viabilizando a identificação de todos os gastos, verificando se há despesas abusivas, indicando possíveis melhorias, manutenção, troca de peças, entre outras coisas.

Demanda maior de produtos

Trata-se de algo bem óbvio: se a produtividade é aumentada, os resultados são atingidos com maior excelência, o que deixa os clientes mais satisfeitos e, por fim, isso os motiva a permanecer buscando os serviços de sua empresa. A imagem da instituição melhora e, assim, novos consumidores são conquistados e fidelizados.

Como um sistema de gestão de frotas contribui para o crescimento da empresa?

A resposta para isso pode ser resumida da seguinte forma: a gestão de frotas otimiza e melhora operações logísticas tanto nos processos internos como externos, o que culmina em entregas mais rápidas, produtos dotados de maior qualidade e consumidores mais felizes. Isso, por sua vez, fideliza clientes habituais e atraem novos.

Poder contar com um sistema de gestão de frotas é um instrumento vital para obter controle sobre toda a cadeia logística, pois permite que os gestores consigam monitorar cada passo dos motoristas até a entrega do produto, adote melhores soluções de armazenamento e coleta das mercadorias, e ofereça um diferencial para atender aos seus clientes.

Gostou do artigo? Quer entender melhor como funciona o sistema de gestão de frotas e o que ele pode fazer pelo seu empreendimento? Preencha o formulário abaixo. Nosso consultores irão apresentar as melhores soluções para o seu modelo de negócio!