Veja 8 erros que devem ser evitados na gestão de frotas

Para reduzir custos, destacar uma empresa logística da concorrência, melhorar a qualidade dos serviços prestados e conquistar a fidelidade dos consumidores, é cada vez mais importante ter uma gestão de frotas eficaz.

Mas você sabe quais erros devem ser evitados para garantir resultados reais? Continue a leitura deste post e confira as principais atividades que precisam de atenção mas, muitas vezes, são negligenciadas nestas organizações!

1. Não realizar a manutenção preventiva

Sem dúvidas, a manutenção preventiva é essencial para uma gestão de frotas eficiente. Além de reduzir custos, essa atividade ajuda a evitar problemas mecânicos ou elétricos durante os percursos diários.

Aliás, panes podem gerar ainda mais dores de cabeça para a empresa se o veículo estiver em outro estado. Afinal, o motorista precisará recorrer a oficinas ou profissionais sem referências para realizar o conserto, e os valores podem ser mais elevados.

Sem contar que ajustes inesperados na frota podem comprometer a entrega de produtos, se a companhia não tiver um carro reserva para continuar as operações enquanto o automóvel estiver no conserto.

Portanto, a melhor maneira de manter a manutenção preventiva sempre em dia é utilizar um programa para agendar a troca das peças de acordo com o manual do fabricante, e criar um checklist para que o motorista verifique sempre se os itens principais estão funcionando adequadamente antes de iniciar a rota.

Assim, ele poderá solicitar o alinhamento e o balanceamento quando o volante de direção apresentar vibrações incomuns, ou quando o veículo fizer movimentos bruscos na pista, por exemplo.

2. Descuidar-se das peças dos veículos

Além do controle rigoroso do tempo de duração de itens como pneus, amortecedores, freio, bateria, filtro de óleo, entre outros, é preciso obedecer os prazos e, realmente, efetuar a troca na data determinada.

Não se engane: esses são itens baratos, mas, se não forem substituídos no tempo certo, podem aumentar o desgaste de peças mais caras e ainda causar diversos acidentes.

Nesse sentido, ter um profissional qualificado para acompanhar o prazo das trocas e realizar as manutenções preventivas é uma excelente alternativa para cuidar da frota e ampliar a sua vida útil.

3. Traçar rotas incorretamente

Você sabe quais são os melhores caminhos para os veículos da sua empresa transitarem?

Apesar desta prática ser muito importante para detectar as estradas com melhores condições (tendo em vista que grande parte das ruas, avenidas e rodovias do país está cheia de buracos e asfalto irregular), muitas empresas ainda traçam suas rotas de maneira equivocada, sem um planejamento adequado.

Nesse caso, investir em um sistema de monitoramento de veículos pode ser uma boa solução para delinear o trajeto mais eficiente, comparando diversos caminhos para, assim, reduzir o tempo de entrega e ampliar a produtividade.

4. Não saber controlar os gastos com combustível

Outro erro muito comum na gestão dos veículos está relacionado à falta de controle da quantidade de combustível consumida em cada trajeto.

Para fazer projeções reais dos gastos, é importante coletar dados sobre o consumo de gasolina e diesel por meio de planilhas ou plataformas específicas para empresas logísticas. Outra dica é negociar antecipadamente com os postos de gasolina os valores ou fazer um cartão combustível.

Assim, é possível evitar que os colaboradores abasteçam em locais mais caros, bem como variações bruscas de preço.

5. Não controlar o desempenho dos motoristas

Muitas vezes, a companhia recebe uma multa e não consegue identificar quem foi o condutor responsável, ou precisa realizar manutenções constantes em um determinado veículo e não sabe se elas estão ligadas à forma com que o condutor se comporta no trânsito.

Para resolver esse problema, é essencial ter um sistema que faça um benchmarking dos melhores e piores motoristas, por meio de relatórios que podem ser analisados diariamente, semanalmente ou mensalmente. Isso auxiliará a instituição a promover medidas preventivas, como treinamentos específicos, por exemplo.

6. Deixar de pagar taxas e tributos

Uma das responsabilidades mais importantes dos gestores de frotas é manter em dia a documentação de todos os carros e o pagamento de taxas e tributos, como IPVA, DPVAT, pedágios, seguro obrigatório, entre outros.

Todas essas taxas são cabíveis de juros, multas inesperadas ou até a apreensão dos veículos, o que ainda pode causar um atraso nas entregas e insatisfação dos clientes, além dos gastos extras.

Para evitar isso, o controle desses pagamentos pode ser efetuado com o auxílio de ferramentas específicas para gestão de automóveis de frotas, lembretes dos sistemas operacionais de computadores e smartphones ou mesmo com funções de e-mails, como o Outlook.

7. Não comparar os gastos em cada tipo de veículo

Saber quais são os veículos que rodam mais quilômetros com o tanque cheio e quais são as manutenções mais comuns em cada um deles é essencial para ter uma gestão eficiente.

Agrupar os carros por modelo, ano de fabricação e marca torna possível conhecer os problemas mais constantes e tomar ações preventivas, que evitem o desgaste das peças e promovam a segurança dos motoristas.

Além disso, se algum deles apresentar um problema que esteja fora dos padrões registrados, também será possível analisar o que aconteceu de diferente e detectar mais facilmente qual foi a causa.

8. Não considerar a terceirização

A terceirização de frota é, atualmente, a melhor alternativa para os gestores que desejam reduzir custos. Assim, é possível ampliar a frota (sem utilizar os recursos do caixa), cuidar da saúde financeira da companhia sem comprometer a qualidade dos serviços e ainda economizar tempo na administração de atividades como manutenções e controle de documentações.

E o serviço ainda permite que as empresas tenham um melhor planejamento financeiro, tanto em médio quanto em longo prazo. Mas, para isso, é importante procurar uma organização especializada no assunto.

Uma que se preocupe em entender detalhadamente as necessidades do seu negócio, que explique os seus tipos de contratos, que mostre todas as opções de carros disponíveis e os acessórios que os acompanham, e que tenha condições exclusivas de pagamento.

Enfim, tudo para colaborar com o crescimento da produtividade da sua marca, e a desburocratização administrativa.

Então, gostou do post? Agora que você já sabe os principais erros que devem ser evitados na sua gestão de frotas, que tal compartilhar nas suas redes sociais o conhecimento adquirido aqui?