Problemas com a documentação de veículos? Saiba como resolver

Controlar a documentação de veículos é uma operação fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa que faça uso de uma frota em suas atividades.

A importância da gestão dos documentos se torna ainda mais substancial para uma organização que utiliza uma robusta frota de veículos em sua atividade, como uma construtora ou transportadora. A grande quantidade de veículos multiplica os danos da empresa, o que pode até mesmo levá-la à falência.

Por outro lado, a plena regularização documental garantirá um fluxo de trabalho produtivo e eficiente, pois a atividade não será interrompida ou sofrerá gargalos decorrentes de entraves burocráticos.

Continue a leitura deste artigo, durante ela listamos e explicamos os problemas documentais na gestão de veículos e, após, expomos a melhores soluções para eles.

Problemas gerados pelo descontrole da documentação de veículos

Impede que a carga seja segurada

O seguro de carga é uma apólice que cobre diversos riscos da atividade de transporte, como danos à carga, roubos, furtos entre outros. São vários tipos de seguros, sendo várias delas obrigatórias para qualquer atividade de transporte.

Entretanto, para efetuar a sua contratação é essencial que os documentos do veículo estejam plenamente regularizados. A apresentação dos documentos regularizados é um requisito mínimo para a contratação do serviço.

Além disso, a partir da versão 3.0 do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDFe, todas as transportadoras rodoviárias devem informar os dados do seguro no documento. A falta de informação do seguro no documento gera a rejeição do MDFe.

Acarreta apreensão da mercadoria

A apreensão de mercadorias pelo Fisco é tratada pela legislação estadual, entretanto, a circulação de mercadorias com falta de documentos é uma regra geral presente em todas as leis sobre o tema. Conforme o artigo 17, §1º, do Decreto n.º 16.106/1994, será apreendida a mercadoria que:

• esteja sendo transportada sem o documento, acompanhada de documento inidôneo ou fraudulento;
• seja armazenada, depositada ou colocada à venda sem documento fiscal;
• encontrada em local diverso do indicado no documento;
• cujo imposto não tiver sido retido ou recolhido.

Percebe-se que não basta apenas ter os documentos em mãos, é necessário que as informações neles contidas estejam de acordo com a operação que está sendo realizada.

Gera apreensão do veículo

Além da mercadoria, há previsões legais que permitem que os fiscais apreendam o veículo no local em que se encontra. São as seguintes irregularidades que acarretam essa penalidade:

• carteira nacional de habilitação – CNH vencida ou suspensa;
• certificado de registro e licenciamento do veículo – CRLV atrasado;
• se o motorista estiver conduzindo um veículo fora da sua categoria de CNH.

Aplicação de multas e descontrole na contabilidade da empresa

São várias as hipóteses que geram a aplicação de multas, desde a falta de documento, de renovação, dados errôneos etc. Algumas podem parecer pouco custosas, entretanto, a recorrência das infrações e o acúmulo de multa geram elevados prejuízos a médio e longo prazo.

Isso poderá gerar um descontrole na contabilidade da empresa e se tornar um empecilho para seu desenvolvimento. No transporte de cargas, alguns exemplos de circunstâncias que acarretam multas e seus respectivos valores são:

• portar documentos em desacordo com a lei: R$ 550,00;
• conhecimento de transporte (CT) sem informações obrigatórias: R$ 550,00;
• documento do seguro com dados errados: R$ 550,00;
• veículo de carga sem cadastro na frota: R$ 750,00;
• portar registro vencido ou suspenso: R$ 1 mil;
• não estar inscrito no seguro obrigatório (RNTRC): R$ 1.500,00;
• se esse registro estiver cancelado: R$ 2 mil.

Ao minimizar as despesas com multas, os administradores podem reverter o capital poupado em investimentos ou projetos. Também será viável reduzir seus preços para aumentar sua competitividade, elevar o capital de reserva ou os dividendos dos proprietários.

Soluções para evitar esses problemas

Conheça os documentos e os mantenha em dia

Faz-se fundamental conhecer os documentos, mantê-los devidamente renovados e com as informações corretas:

• conhecimento de transporte eletrônico – CT-e: identifica o remetente e o destinatário da carga, como também o trajeto a ser realizado;
• manifesto eletrônico de documento fiscal – MDF-e: reúne todos os documentos fiscais junto à carga;
• nota fiscal eletrônica – NF-e: comprova o devido recolhimento de tributos da operação, evidenciando a sua legalidade.

Além dos acima, há uma série de documentos que devem ser levados durante a operação de frete:

• CNH: é a carteira de motorista do condutor, ela permite comprovar a sua capacidade para operar o veículo;
• CRLV: permite a circulação nas rodovias. A sua ausência também acarreta multa e apreensão do veículo;
• registro nacional dos transportadores rodoviários de carga – RNTRC: autorização do serviço: comprova que a atividade está sendo feita dentro da lei;

Documentos emitidos pelo remetente da entrega:

• documento auxiliar da nota fiscal eletrônica – DANFe: versão impressa da NF-e, comprova que a caga possui nota fiscal.

Os documentos emitidos pela transportadora:

• documentos auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico – DACTe: versão simplificada do CT-e;
• documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos fiscais – DAMDFe: versão impressa do MDF-e.

As versões simplificadas e impressas dos documentos não substituem o original. Por fim, o contrato de transporte é obrigatório caso a empresa opte por um contrato de transporte.

Tenha cuidado na desativação da frota e transferência

A gestão documental deve ter atenção redobrada nos atos de desativação da frota transferência dos veículos. Os procedimentos são especiais e eventuais esquecimentos, atrasos e erros podem gerar as consequências listadas.

Conforme a resolução 11/98 do Contran, um veículo de frota desativada faz parte da lista de hipóteses em que se deve efetuar a baixa no seu registro. O processo é feito sempre que o automóvel é retirado de circulação. A documentação necessária para a baixa é:

• CRV em branco;
• placas do veículo e parte do CHASSI recortada;
• requerimento solicitando a baixa;
• cartão do CNPJ da pessoa jurídica proprietária;
• comprovante de domicílio;
• laudo pericial;
• boletim de ocorrência caso o veículo foi envolvido em acidente.

Quanto à transferência de veículos usados para a frota, os documentos desse processo incluem:

• preenchimento do formulário RENAVAM;
• extrato PEBE: informa os dados do veículo, condutor e eventuais débitos (como DPVAT, IPVA e multas);
• extrato PTRE: consiste na pesquisa do veículo no sistema Renavam, que informa o pagamento das taxas de transferência.

Terceirize a frota

Percebe-se que há uma ampla gama de documentos que devem ser administrados pelo responsável pela frota. A solução mais econômica, rápida e confiável para evitar quaisquer entraves com a frota consiste na sua terceirização.

Existem empresas especializadas no fornecimento de veículos para outras pessoas jurídicas, elas cuidam de todas as atividades ligadas à gestão de frotas, desde a compra, licenciamento, manutenção, administração de sinistros, multas, vendas e trocas de veículos e muito mais.

Ao deixar toda a burocracia para profissionais competentes e experientes, você elimina os gargalos na atividade e riscos de multas, apreensão de veículos ou bens que estão sendo transportados.

Terceirizar a frota ainda gera outros benefícios como economia ao negócio, permite que você tenha foco em sua atividade principal, minimiza de erros, evita frota ociosa, aumenta a eficiência e produtividade, melhora a credibilidade da empresa, elimina perdas com manutenção e depreciação entre outras vantagens.

A documentação de veículos deve ser organizada e controlada com cuidado, erros podem acarretar multas, apreensões e impedir a contratação de seguros. Fique atento aos pontos apresentados neste artigo!

A terceirização de frotas também é uma alternativa benéfica para evitar problemas com documentação. Leia nosso artigo que explica como ela ajuda a reduzir os custos de sua empresa!