Entenda os impactos da frota ociosa para as empresas

São vários os desafios enfrentados pelos administradores do transporte de uma empresa, como a má condição das estradas, a segurança do transporte de cargas, o acesso dificultado em alguns municípios, a tributação, entre outros, mas um dos entraves, que é excepcionalmente prejudicial, é a frota ociosa.

A ociosidade dos veículos é um fator negligenciado por muitos, entretanto, trata-se de um custo elevado, e o manejo eficaz da frota traz uma economia significativa às finanças da empresa. Com o atual cenário econômico brasileiro desfavorável às companhias, essa redução de custos poderá ser um diferencial para redução de custos, para que uma organização possa ter mais chances de investir e se destacar perante os concorrentes do mercado.

Para instruir nossos leitores a maximizar o aproveitamento de seus veículos, elaboramos o artigo que explica o conceito de frota ociosa, quais são os custos gerados para a empresa, as principais dicas para lidar com essa situação de forma eficiente e qual o papel da terceirização de frotas no tema.

O conceito de frota ociosa

Ociosidade significa estado de inatividade ou desocupação. Pode-se afirmar que uma frota ociosa consiste em um conjunto de veículos inertes na empresa, ou seja, que não estão realizando quaisquer operações de transporte.

A inatividade não precisa ser por um prazo excepcional ou implicar a inutilização definitiva dos veículos, basta que seja significativa para gerar custos desnecessários à organização. Também é possível atribuir a qualidade de inatividade aos veículos cujas operações não produzam para o negócio, como uma viagem que somente provoque gastos.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Power System Research, em 2017, a ociosidade dos veículos nas empresas brasileiras varia entre 5% e 20%. Dessa forma, mesmo em baixos percentuais, ocorrerão impactos negativos nas finanças da transportadora.

Os custos que ela gera para a empresa

Os impactos da ociosidade variam conforme as peculiaridades de cada empresa, alterando-se de acordo com alguns fatores, como o tamanho da frota, as despesas com cada operação, o tipo de veículo utilizado etc. Entretanto, há alguns malefícios da inatividade aplicáveis a diversos segmentos. Veja a seguir.

Aumento das despesas logísticas

As despesas logísticas do negócio estão diretamente ligadas ao custo da ociosidade: automóveis paralisados e não realizando operações de transporte, contribuindo para a satisfação do consumidor ou outras atividades produtivas.

Simultaneamente, os veículos parados continuam gerando despesas, como a necessidade de manutenção preventiva, o pagamento de impostos, como IPVA, seguros, depreciação etc.

Diminuição da lucratividade

Se houver um aumento da ociosidade, mesmo que seja apenas por algumas épocas do ano, há uma diminuição da lucratividade. Isso ocorre em razão da redução das operações enquanto ainda há custos necessários, conforme explicado.

Também há uma considerável perda de rentabilidade, pois os custos dos veículos aumentam conforme o transcurso do tempo, mesmo que ele esteja ocioso.

Perda da competitividade

Em razão do aumento dos custos, o empreendimento precisa elevar seus preços para continuar ativo no mercado. Entretanto, o aumento do preço tornará os serviços menos atrativos para os clientes e, consequentemente, ocorrerá uma perda de competitividade no mercado.

Percebe-se que a frota ociosa gera um círculo vicioso de prejuízos, pois a inatividade dos veículos leva à diminuição dos lucros e ao aumento das despesas, acarretando a perda da competitividade que, por sua vez, diminui as operações e eleva a ociosidade da frota.

As dicas de como lidar com essa situação de forma eficiente

A ociosidade pode ser um dos motivos que levam o negócio a não ter lucro, dessa forma, deve ser observada com seriedade. Porém, existem estratégias que evitarão a ocorrência desse fenômeno. Entenda-as nos tópicos seguintes.

Estude o nível de ociosidade da empresa

Primeiramente, é fundamental identificar as razões pelas quais os automóveis se tornaram ociosos. Para fazê-lo, invista no acompanhamento da frota e conheça melhor suas operações rotineiras.

Todos os detalhes observados na frota, como os horários das jornadas de trabalho dos funcionários, a quantidade de veículos em uso e desuso, os trajetos adotados para entregas, entre outras informações, são relevantes e podem ajudar no aperfeiçoamento da gestão de atividades.

Os registros devem ser transparentes, detalhados e corresponder à realidade da empresa. Isso permite que o gestor saiba quais veículos estão ociosos, o percentual em relação ao total, o tempo de ociosidade, entre outros dados.

Invista em manutenção preventiva

É comum que os automóveis permaneçam inertes em razão de problemas técnicos que acarretem sua inutilidade total ou aumento considerável de gastos para continuar operando. Porém, a espera pela manutenção ainda gera ociosidade do veículo e, consequentemente, todos os prejuízos citados anteriormente.

A solução para esse problema reside na realização de manutenções preventivas periódicas. Ao realizá-las, os administradores poderão elaborar rotinas de operações em que todos os veículos estejam ativos.

Estude a demanda do mercado

Outro fator que poderá gerar a ociosidade é a falta de demanda do mercado. Se não houver operações que exijam a utilização dos veículos, haverá inatividade desses.

Dessa forma, também é relevante estudar o segmento, verificar se os serviços da empresa coincidem com a procura dos clientes, manter as ações mais rentáveis e acompanhar as mudanças do mercado. Essa é uma dica que também contribui para a aquisição de mais clientes e o desenvolvimento do negócio.

Invista na formação de condutores profissionais

O comportamento dos condutores impacta diretamente nos resultados de uma frota e na conservação dos veículos. Motoristas menos capacitados aumentam as chances de ocorrência de multas, sinistros ou acidentes que acarretem a inutilização dos veículos, contribuindo para a ociosidade das frotas.

Investir na formação profissional dos condutores, com o fornecimento de cursos profissionalizantes, por exemplo, fará com que eles façam melhor uso do automóvel, diminuindo as taxas de sinistros e má utilização.

Identifique empresas na região de destino da carga

Uma frota pode realizar serviços para empresas de todo o território nacional. Como o Brasil tem uma grande extensão territorial, os veículos passarão por vários estados do País.

As viagens podem ser excessivamente longas e, para evitar que o retorno dos automóveis constitua apenas gastos, tente negociar serviços com clientes dos estados em que os veículos atravessam. Isso evitará a ociosidade e aumentará os lucros da organização simultaneamente.

Elabore rotas estratégicas

A escolha do trajeto é importante para garantir viagens mais produtivas e que mantenham os veículos ativos. Existem softwares de gestão com a funcionalidade de roteirizador. Eles planejam as rotas mais eficazes, considerando condições de estradas, sinalizações, pedágios etc.

São ferramentas que reduzem os custos, tanto na ida quanto na volta, agilizam as entregas, preservam os veículos e evitam a ociosidade.

Terceirize a frota

Terceirizar a frota consiste em uma solução plena para vários problemas de uma empresa, inclusive para a ociosidade. A terceirizadora utilizará os veículos da contratada, portanto, não precisará se preocupar com custos de ociosidade, de impostos, depreciação e outros gastos relacionados aos automóveis.

Além de ser mais econômico que ter veículos próprios, a terceirização permite que a contratante se concentre completamente em suas atividades principais, melhorando sua produtividade e aprimorando o fluxo de caixa ao liberar recursos para capital de giro e para reduzir o grau de endividamento.

Uma boa empresa terceirizada oferece serviços flexíveis, atendendo qualquer aumento ou redução na demanda de veículos, o que reduz a ociosidade, e fornece modelos novos, mais tecnológicos e seguros. Ademais, é possível que sejam oferecidas isenções do processo de licenciamento, emplacamento e negociações para a compra de automóveis.

Eliminar a frota ociosa é uma atividade trabalhosa que exige dedicação, estudo do mercado e planejamentos. A terceirização da frota surge como uma opção que solucionará os problemas de ociosidade sem que a administração tenha que sacrificar o foco de seu negócio.