Quais são e como solucionar os desafios da gestão de veículos nas empresas?

A gestão de veículos é o conjunto de processos e operações cuja finalidade é melhorar os serviços que dependem de transporte, garantindo a sua qualidade e eficácia. Um dos objetivos, é a redução de custos com combustível e manutenção.

Essa gestão envolve diferentes etapas da logística, incluindo treinamento dos funcionários (inclusive dos motoristas), o planejamento de rotas e outros aspectos. Não importa qual o tamanho da empresa: seja pequena, média ou grande, ela precisa realizar o gerenciamento adequado dos veículos da frota.

Acompanhe a leitura até o fim e veja os principais desafios que essa gestão enfrenta e como solucioná-los!

A variação no preço do combustível

Sem dúvida, um dos principais desafios de enfrentar é a variação no preço do combustível, pois há aumentos frequentes no valor da gasolina e do diesel.

É preciso tomar decisões que contornem essa dificuldade econômica, como fechar contrato exclusivo com determinados postos de gasolina. Dessa forma, a empresa pode conseguir descontos nos preços dos combustíveis e negociar prazos, reduzindo assim os impactos negativos causados pela inflação. Outro ponto a considerar é o controle de combustível e de abastecimento de cada carro, para detectar falhas e retificá-las o quanto antes.

A manutenção da frota

A gestão de veículos também deve considerar os gastos com manutenção. A manutenção preventiva é a melhor saída, pois reduz os riscos de defeitos nos carros.

Embora corrija o problema sempre que possível, a manutenção corretiva costuma sair mais cara, principalmente se os problemas aparecerem inesperadamente no meio da estrada. Além dos custos com o concerto em si, o gestor tem prejuízos com o atraso nas entregas, a insatisfação do cliente, a indisponibilidade do carro (lucro cessante) e assim por diante.

Com a manutenção preventiva, todas as operações logísticas tendem a ser cumpridas dentro do prazo, evitando atrasos e custos adicionais, que não agregam nenhum valor ao serviço. É importante fazer um planejamento estratégico, contemplando todas as paradas.

O planejamento das rotas

Planejar as rotas também deve ser parte integrante da gestão de veículos. No entanto, esse planejamento deve ser realizado cuidadosamente, considerando as distâncias percorridas, os clientes, os produtos, as entregas, a segurança nas estradas e assim por diante. Por exemplo, não adianta escolher a menor distância, se as rodovias são marcadas por assaltos e/ou infraestrutura precária.

Deve ser realizado um estudo detalhado das rodovias e de todos os outros caminhos possíveis. Um roteirizador pode ajudar a traçar rotas estratégicas.

O planejamento de rotas é simplificado no caso em que os veículos são usados apenas dentro da cidade. Mas, em alguns momentos, talvez seja necessário fazer viagens, seja para realizar entregas, seja para trabalho, seja para reunião de negócios ou outro motivo qualquer.

A falta de segurança

Já antecipamos o assunto no tópico anterior. Se os carros fazem viagens frequentes, há realmente um grande desafio em relação à segurança. Não apenas os veículos de grande porte são alvo, os carros pequenos também são vítimas de quadrilhas ou assaltos isolados nas estradas e dentro do perímetro urbano.

O gestor deve investir em treinamento para preparar seus funcionários para otimizar a segurança e saber lidar diante de uma situação em que sua segurança esteja ameaçada. Os veículos devem contar com sistemas de rastreamento e monitoramento.

Outros perigos envolvem acidentes. O motorista precisa ser capacitado para dirigir com cuidado nas estradas e nas vias urbanas, evitando causar danos ao veículo, a si mesmo e a terceiros. Para evitar acidentes, é importante a revisão mecânica e elétrica do veículo antes de cada viagem.

O gerenciamento dos custos

Sem dúvida, controlar os gastos é uma das mais importantes finalidades da gestão de veículos. Uma das formas mais eficazes de aumentar lucros é diminuindo gastos. A redução de custos está associada a todos os fatores citados até agora.

A manutenção preventiva ajuda na redução de gastos na medida em que prevê e evita problemas que obrigariam o gestor a desembolsar dinheiro para reparos. Também é necessário gerenciar o consumo de combustível e procurar postos que vendam gasolina a preços menores ou que ofereçam descontos — sem que isso represente produto de menor qualidade.

O planejamento de rotas também pode contribuir para diminuir gastos, escolhendo caminhos mais curtos e/ou seguros que evitem, de alguma forma, gastos adicionais e desnecessários. O treinamento dos funcionários também é de vital importância, pois o investimento em qualificação e direção defensiva são mais baratas que as multas e outras penalidades que podem incidir devido a falhas do motorista enquanto ele guia o veículo.

As soluções para uma boa gestão de veículos

Uma dica especial é fazer uso da tecnologia para otimizar a comunicação e o fluxo de informações. Já falamos sobre sistemas de rastreamento e monitoramento, sendo que alguns já vêm de fábrica, como os veículos que possuem computador de bordo. O computador de bordo ajuda a controlar, entre outras coisas, o consumo de combustível e a velocidade do veículo.

Existe também o sistema TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte), que pode ser usado junto com outros softwares, como um sistema de gestão (ERP.) Muitos aplicativos e soluções na nuvem também podem ser aplicadas para aprimorar a comunicação, traçar rotas, controlar despesas, gerenciar processos e produzir relatórios.

A capacitação dos funcionários também é importante, bem como os cuidados com a documentação dos colaboradores e dos veículos, que precisa estar sempre em dia. Também é importante renovar a frota periodicamente.

A terceirização da frota de veículos também é uma solução que ajuda de diferentes formas. Entre elas:

• reduz custos operacionais, inclusive de manutenção;

• reduz a folha de pagamento;

• Elimina gastos com a compra de veículos novos e com os encargos a eles inerentes (licenciamento, impostos, taxas de transferência);

• evita preocupação com a depreciação;

• Colabora para a diminuição de problemas causado por atrasos atrasos (os prazos são cumpridos);

• Aumenta a eficiência pois é possível aumentar ou reduzir a demanda de veículos rapidamente;

• é possível contar com modelos novos e bem equipados de veículos:

• favorece a dedicação do gestor para atividades mais estratégicas, que ajudem a melhorar os lucros do negócio.

  

Esses são os mais importantes desafios que a gestão de veículos precisa enfrentar e solucionar. Não é uma tarefa fácil, mas que pode ser realizada adequadamente.

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