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As viagens corporativas representam negócios e conquistas importantes para as empresas em todo o mundo. Porém, para conseguir bancar as despesas que envolvem esse processo é preciso realizar um planejamento e encontrar formas de economizar, como comprar passagem aérea com milhas e pesquisar os hotéis com melhor custo-benefício.
Quer aprender um pouco mais sobre viagens corporativas e entender o que é preciso para concretizar esses planos na sua empresa? Então, acompanhe!
Qual é a importância de organizar uma viagem corporativa?
As viagens corporativas podem trazer muitos benefícios para as empresas, principalmente se trouxerem novas parcerias e negócios. No entanto, algumas companhias ainda não conseguem administrar os custos e acabam gastando mais do que o necessário.
Para manter o controle das despesas de viagem dos seus colaboradores, é preciso sempre demonstrar organização e cuidado para evitar gastos excessivos que possam prejudicar o orçamento.
Manter contato com fornecedores, fechar novos negócios, fortalecer parcerias, oferecer treinamento para os funcionários ou abrir uma nova sede da empresa são algumas das inúmeras possibilidades que envolvem as viagens corporativas.
Com tantos benefícios que podem ser usufruídos pelas empresas, essas viagens se fazem cada vez mais necessárias para conquistar novos objetivos e melhorar os resultados dos negócios.
Separamos algumas dicas para a sua empresa economizar durante as viagens corporativas e alcançar novos destinos. Continue a sua leitura para saber mais!
Como deixar uma viagem corporativa mais econômica?
Existem diversas maneiras para economizar em uma viagem a trabalho. Abaixo listamos algumas dicas para você aderir na sua empresa e se preparar para arrumar as malas.
Identifique a real necessidade de realizar a viagem
O avanço da tecnologia oferece diversos benefícios, e a aproximação das pessoas por meio das ferramentas de comunicação é apenas um deles. Atualmente, é possível realizar reuniões por videoconferências de qualquer lugar do mundo e sem precisar sair do escritório.
Em vista disso, antes de começar a planejar uma viagem corporativa é preciso identificar qual é o real motivo para o investimento e confirmar a necessidade de realizar esse deslocamento até outra cidade ou outro país.
Faça um planejamento
Antes de qualquer coisa, é muito importante planejar tudo sobre a viagem que está por vir. Decidir o destino ou evento, a data de embarque, quais funcionários vão viajar, qual será a hospedagem e a duração dessa jornada.
Cada detalhe precisa ser estudado para que a empresa já tenha uma base de orçamento antes de colocar todo o planejamento no papel. Isso feito, está na hora de começar a organizar a viagem.
Compre as passagens aéreas com antecedência
Adquirir passagens aéreas já é uma rotina para as empresas que dependem de viagens corporativas em grande escala. A tendência é que, cada vez mais, exista uma demanda para essas companhias que buscam aproximar seus funcionários e expandir os seus negócios.
Para garantir um bom valor na hora de comprar as passagens aéreas é necessário realizar uma busca pelos voos com os melhores preços com antecedência, aumentando as chances de economizar.
As empresas que buscam o melhor custo-benefício para comprar passagens aéreas mais baratas devem pesquisar os valores com até quatro meses de antecedência da data prevista para o embarque.
Quando pesquisadas em cima da hora, os valores começam a sofrer alterações constantes e os preços ficam cada vez mais altos.
Tenha flexibilidade de dias e horários para viajar
Os valores das passagens aéreas costumam variar intensamente, principalmente conforme as datas escolhidas para viajar. O ideal para economizar nas viagens corporativas é escolher dias e horários que não têm tanto movimento nos aeroportos.
Sendo assim, é essencial evitar a aquisição de passagens para viajar durante os finais de semana e em horário comercial. O ideal é adquirir bilhetes para voar entre terça e quinta-feira, no período da noite.
Evite períodos de férias ou alta temporada
Embora ocasionalmente possam acontecer alguns eventos empresariais durante esses períodos, é comum notar que a maioria das empresas procura evitar viagens corporativas durante essas épocas.
A justificativa para isso é o aumento no valor das passagens aéreas, das hospedagens, do transporte e até mesmo da alimentação durante os períodos de férias e alta temporada.
Devemos lembrar que no Brasil os períodos de férias e alta temporada ocorrem durante os meses de dezembro até fevereiro e no mês de julho.
Evite períodos de férias ou alta temporada
Embora ocasionalmente possam acontecer alguns eventos empresariais durante esses períodos, é comum notar que a maioria das empresas procura evitar viagens corporativas durante essas épocas.
A justificativa para isso é o aumento no valor das passagens aéreas, das hospedagens, do transporte e até mesmo da alimentação durante os períodos de férias e alta temporada.
Devemos lembrar que no Brasil os períodos de férias e alta temporada ocorrem durante os meses de dezembro até fevereiro e no mês de julho.
Compre passagens aéreas emitidas com milhas, sem precisar ter milhas
Comprar milhas aéreas ou utilizar sites que vendam passagens emitidas com pontuações de outros usuários é uma alternativa muito viável para as empresas que realizam viagens corporativas constantemente.
A MaxMilhas, por exemplo, é uma plataforma que oferece passagens aéreas com desconto emitidas pelas milhas aéreas de quem deseja vender. Ou seja, ninguém precisa ter milhas para comprar sua passagem aérea com desconto. O valor da compra é pago no dinheiro, via cartão de crédito ou transferência bancária. Através da plataforma, é possível economizar até 50% de desconto na compra de passagens para voos nacionais e até internacionais.
Faça um planejamento de gastos durante a viagem
Depois de economizar nas passagens, é hora de retomar ao planejamento e começar a orçar os gastos da viagem para não desperdiçar dinheiro. Vale de tudo para conseguir gastar menos nesta etapa: procurar os hotéis com o melhor custo-benefício (serviços, localização, refeições inclusas etc.), conversar com motoristas para realizar os traslados ou orçar os valores de deslocamento em empresas de transporte particular.
Por mais que seja possível garantir um hotel que ofereça algumas refeições, como o café da manhã, não são todas as redes que têm almoço e janta em seus pacotes. Sendo assim, procurar por restaurantes próximos aos locais que serão frequentados pelos funcionários auxilia na hora de determinar um valor estimado para a alimentação durante a viagem.
Realize parcerias com fornecedores
Quando os negócios durante uma viagem tomam um caminho positivo, se conduzindo para o sucesso de uma parceria duradoura, é interessante manter contato com todos os fornecedores que prestaram algum serviço.
Essa associação pode ser muito útil para as próximas viagens, garantindo uma economia de tempo, já que não será necessário procurar novos fornecedores. Além disso, firmando parcerias também é possível tentar alguns descontos ou fechar pacotes.
Nem parece que organizar uma viagem corporativa pode ser algo simples, não é mesmo? Mas com as nossas dicas de como economizar e comprar passagem aérea com milhas você está mais que preparado para começar a planejar os próximos negócios e eventos em outras cidades ou outros países.
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