Planejamento financeiro anual: despesas que podem ser cortadas

Toda empresa que deseja se desenvolver deve buscar formas de reduzir custos e despesas para manter seus exercícios fiscais com lucros, o que permite a continuidade do negócio ao longo dos anos. Para isso, o gestor deve elaborar seu planejamento financeiro anual e analisar quais gastos podem ser cortados.

Esse planejamento é um dos pilares que garantem a sobrevivência de qualquer empresa a longo prazo, nele os gestores realizam um diagnóstico da situação da empresa que inclui os rendimentos atuais, salários, estabilidade da fonte de renda, previsões de receitas entre outras questões.

Nesse plano é possível identificar precisamente os gastos e eliminá-los, mas é importante que os cortes não causem danos ao fluxo de trabalho, à produtividade dos funcionários e à qualidade do serviço prestado.

O capital economizado poderá ser investido em projetos mais benéficos ao negócio, o que permite seu crescimento mais acelerado. Confira neste post quais são os 6 principais gastos que podem ser cortados no planejamento financeiro!

1. Renegociação e revisão de contratos

Em uma empresa há sempre um conjunto de contratos firmados com fornecedores e parceiros fundamentais para as operações do negócio. Porém, muitos administradores esquecem que é necessário renegociar e revisar os contratos firmados há tempos.

Conforme um negócio se desenvolve ele pode alterar a sua estrutura, crescer, sofrer reduções, cisões entre outras modificações impactantes. Além disso, há fatores externos como mudanças no perfil dos clientes predominantes, no preço dos combustíveis entre outros.

A partir desses fatos, contratos antigos podem não ser mais adequados à situação atual da companhia. Por essa razão é essencial que valores, prazos, quantidade de produtos requisitados e outros itens sejam revisados.

A revisão não se limita a recalcular os valores contratuais, é importante analisar a opção de seus fornecedores atuais, é possível que um fornecedor tenha sido a melhor escolha há alguns anos, entretanto hoje pode haver outras alternativas que ofereçam preços ou produtos mais vantajosos.

Recomenda-se revisar os contratos e estudar os fornecedores toda vez que for necessário renovar um contrato, como também, que o processo seja acompanhado de um assessoramento de profissionais contábeis e/ou jurídicos.

2. Custos diretos com frotas e veículos

Uma empresa que tem frota própria arca com despesas excessivamente elevadas, pois ela precisa arcar com todos os gastos relacionados aos veículos, como a manutenção, documentação, processo de compra e venda.

E ainda, a companhia deve contabilizar a depreciação do veículo, que pode chegar a 20% ao ano. Em um momento de revenda, a empresa venderá o automóvel por um valor bem menor do que no momento que o adquiriu.

Uma das soluções mais viáveis para reduzir essas despesas é a terceirização da frota. A empresa usufruirá de todos os veículos necessários para manter o negócio operando sem precisar adquiri-los. Além disso, uma boa empresa terceirizada ainda oferece vantagens como:

• isenção do processo de negociação na compra de veículos, licenciamento e emplacamento;
• flexibilidade nas hipóteses de aumento e redução da demanda de veículos (em períodos sazonais em que se aumenta a atividade do negócio);
• assistência 24 horas;
• controle da manutenção preventiva
• administração das multas de trânsito
• assessoria jurídica no caso de acidentes;
• fornecimento de carro reserva, entre outros.

3. Manutenção corretiva de equipamentos

Esse tipo de manutenção é realizada com o objetivo de restaurar as condições ideais e iniciais de equipamentos e máquinas. Eliminam-se as fontes de falhas existentes nos objetos, que voltam a operar com qualidade próxima a de uma unidade nova.

Basicamente, essa manutenção busca corrigir dois tipos de falhas: a potencial e a funcional. A potencial é aquela que ainda está no estágio inicial, porém denuncia que algo está errado por meio da redução de desempenho.

A segunda falha é a funcional e consiste na inutilidade do equipamento, ou seja, ele não é mais capaz de desempenhar suas funções no processo de produção. A redução de despesas nessa atividade consiste no fato de que não será necessário adquirir novas unidades para manter o negócio operando.

Quando se trata de veículos na frota da empresa, essa economia é englobada pela terceirização da frota, pois a empresa contratada será responsável por esse tipo de manutenção nos automóveis da frota.

4. Despesas bancárias

As despesas bancárias são exemplos de gastos invisíveis para a empresa, isso significa que dificilmente ela será prioridade na gestão da empresa, porém ainda são prejudiciais às finanças do negócio e podem causar prejuízos.

Os bancos disponibilizam diversos planos diferentes, mas nem sempre são contratados os mais adequados ao seu negócio, fazendo com que ele arque com despesas desnecessárias.

Todos os pacotes de tarifas, benefícios e créditos oferecidos pelas instituições bancárias devem ser minuciosamente estudados pelo gestor. Algumas formas de economizar nessa despesa incluem:

•  invista em contas de bancos digitais, pois costumam ter planos mais econômicos — dependendo da sua demanda;
• apesar da regra dos contratos serem de adesão, negocie pacote de tarifas com seu banco em busca de um equilíbrio entre as partes;
• veja se o banco das empresas é o mesmo das contas pessoais dos sócios, essa pode ser uma moeda de troca por condições e planos mais benéficos com a instituição bancária.

5. Redução de desperdícios

Uma parcela considerável das despesas do negócio pode derivar de desperdícios de recursos e materiais. É comum que colaboradores façam impressões desnecessárias, ascendam luzes além do necessário, consumam excessivamente materiais de escritório, usem muitos copos descartáveis etc.

Para reduzir esses gastos, implemente uma cultura que evita desperdícios. Realize campanhas internas e instrua os colaboradores a minimizar uso dos recursos. Alguns dos atos que podem ser realizados são:

• evitar deixar o ar-condicionado ligado pela manhã ou em períodos que o clima está fresco;
• substituir copos descartáveis por canecas reutilizáveis;
• investir em tecnologia para minimizar a necessidade de impressões, papéis, tintas etc.;
• substituir lâmpadas pelas mais econômicas e reduzir seu número deixando somente o necessário.

6. Prestação de serviços terceirizados

Em vez de realizar contratações diretas, opte pela terceirização das serviços não ligadas à atividade-fim do negócio, como a portaria, limpeza e segurança.

A empresa pagará apenas o valor mensal contratado com a empresa terceirizada, assim ela não precisa arcará com despesas trabalhistas como salários, FGTS, 13º salário etc. Como também não precisará despender tempo e dinheiro realizando processos seletivos, o que gerará grande economia em suas finanças.

No planejamento financeiro anual o gestor discriminará todas os gastos que podem ser cortados, como também observarão as economias reais a cada nova elaboração desse plano. Com as dicas acima, conclui-se que há vários cortes que podem, inclusive, aumentar a produtividade do negócio, como a terceirização da frota.

7. Planejamento de estoque

Nesse caso, o segredo para cortar despesas é o equilíbrio. Ou seja, manter um estoque com materiais suficientes para não perder venda por falta de produto, mas, ao mesmo tempo, não ter mercadoria demais para não correr o risco de perder dinheiro, pois, além de não ter lucro, a empresa acumula despesas com o armazenamento e, dependendo do produto, com a sua deterioração, o que pode acabar por invalidar tal item.

Para que esse planejamento financeiro anual dê bons resultados, quando o assunto for estoque, a empresa precisa ter uma equipe focada nas demandas do mercado e na análise do histórico da empresa. Só assim será possível entender a real necessidade e quantidade de compra ou produção de cada bem.

Portanto, além de estar atento às demandas do mercado, é possível contar com um programa de gestão de estoque para otimizar o dia a dia do negócio e tornar o setor de compras mais objetivo, evitando desperdícios ou falta de produtos.

8. Compras parceladas

Apesar das vantagens aparentes, nem sempre comprar a prazo e parcelado é a melhor opção. Claro, no caso de algumas aquisições isso torna-se inevitável. Mas, sempre que possível, a compra deve ser feita à vista.

O motivo é simples, por menor que sejam as prestações, a soma de diversos produtos adquiridos dessa forma pode virar uma bola de neve. Com dinheiro em mãos, fica mais fácil negociar preço com o fornecedor e ganhar descontos expressivos.

9. Otimização de materiais de escritório

A falta de controle de papel, impressões, copos descartáveis, entre outras despesas, que parecem irrisórias, pode comprometer um bom planejamento financeiro anual.

Por isso, a empresa deve orientar os seus funcionários a fazer uma otimização desses materiais. Essa prática também colabora com a consciência ambiental e pode ser feita por meio de campanhas para uso de folhas rascunho, impressão dos dois lados e para a não utilização de copos plásticos, por exemplo. Para impulsionar a ideia, a própria empresa pode distribuir canecas permanentes para seus colaboradores.

Confira como elaborar um planejamento financeiro anual

Agora que você já sabe quais as despesas pode cortar e/ou otimizar, está na hora de colocar a mão na massa e aprender quais são os passos indispensáveis para montar o plano. Acompanhe!

Estipule objetivos para o próximo ano

Trace as metas para a empresa com a ajuda de um plano de atividades, que deve conter prazos e ações necessárias para o alcance das metas. Faça uma previsão das despesas anuais, principalmente das fixas.

Saber antecipadamente quais serão os gastos do negócio dá margem para pensar nos possíveis investimentos e ter um caixa com capital necessário para manter o negócio, no mínimo, estável.

Faça investimentos seguros

Não adianta apenas cortar despesas. Planeje, com antecedência, possíveis investimentos na empresa, seja em segurança, modernização ou divulgação. Dessa forma, você ganha grandes possibilidades de expandir o seu negócio.

Elabore uma planilha financeira anual

Para colocar em prática o planejamento financeiro anual, é preciso ter uma planilha detalhada e atualizada constantemente, que auxilie no controle de gastos.

Corte despesas desnecessárias

Como não poderia deixar de ser, o último passo, mas não menos importante, é o corte de despesas desnecessárias. Para tanto, como você viu no texto, é preciso ter muita disciplina, organização, conhecimento de mercado e planejamento a curto, médio e longo prazo.

Sendo assim, no planejamento financeiro anual, o gestor discriminará todos os gastos que podem ser cortados, como também observarão as economias reais a cada nova elaboração desse plano. Com as dicas acima, conclui-se que há vários cortes que podem, inclusive, aumentar a produtividade do negócio, como a terceirização da frota.

Então, que tal começar por esse item? Se você se interessou pela terceirização, mas tem dúvidas sobre as suas vantagens, confira nosso artigo que explica se vale a pena terceirizar uma frota pequena!